O direita à dedução está consagrado no artigo 19º do DIVA, que no seu nº 2 refere o seguinte:
"2 - Só confere direito a dedução o imposto mencionado nos seguintes documentos, em nome e na posse do sujeito passivo:
a) Em faturas passadas na forma legal.
b) No recibo de pagamento do IVA que faz parte das declarações de importação, bem como em documentos emitidos por via eletrónica pela Autoridade Tributária e Aduaneira, nos quais constem o número e a data do movimento de caixa.
c) Nos recibos emitidos a sujeitos passivos enquadrados no «regime de IVA de caixa», passados na forma legal prevista neste regime."
O mesmo artigo explica melhor a alínea "b) Em Faturas passadas na forma legal", que no seu número 6 refere que os documentos emitidos de forma legal, são aqueles que cumprem os requisitos dos artigos 36º e 40º do CIVA.
O artigo 36º diz respeito a prazos e formalidades das faturas e faturas-recibo. O artigo 40º dá enquadramento legal às faturas simplificadas.
Artigo 36º - Faturas e Faturas-Recibo
Nas fatura e faturas-recibo tem prazo de emissão até ao 5º dia útil, a partir da transmissão ou prestação do serviço, devem ser datadas sequencialmente e conter os seguintes elementos:
- a) Os nomes, firmas ou denominações sociais e a sede ou domicílio do fornecedor de bens ou prestador de serviços e do destinatário ou adquirente, bem como os correspondentes números de identificação fiscal dos sujeitos passivos de imposto.
- b) A quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados, com especificação dos elementos necessários à determinação da taxa aplicável; as embalagens não efectivamente transaccionadas devem ser objecto de indicação separada e com menção expressa de que foi acordada a sua devolução;
- c) O preço, líquido de imposto, e os outros elementos incluídos no valor tributável;
- d) As taxas aplicáveis e o montante de imposto devido;
- e) O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for caso disso;
- f) A data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, em que os serviços foram realizados ou em que foram efectuados pagamentos anteriores à realização das operações, se essa data não coincidir com a da emissão da factura.
Nas faturas processadas através de sistemas informáticos, todas as menções obrigatórias, incluindo o nome, a firma ou a denominação social e o número de identificação fiscal do sujeito passivo adquirente, devem ser inseridas pelo respetivo programa ou equipamento informático de faturação.
A indicação na fatura da identificação e do domicílio do adquirente ou destinatário que não seja sujeito passivo não é obrigatória nas faturas de valor inferior a (euro) 1000, salvo quando o adquirente ou destinatário solicite que a fatura contenha esses elementos.
A indicação na fatura do número de identificação fiscal do adquirente ou destinatário não sujeito passivo é sempre obrigatória quando este o solicite.
As fatura e faturas-recibo devem ser processados em duplicado, destinando-se o original ao cliente e a cópia ao arquivo do fornecedor.
Artigo 40º - Faturas Simplificadas
As faturas simplificadas podem ser emitidas nas seguintes situações:
- a) Transmissões de bens efetuadas por retalhistas ou vendedores ambulantes a não sujeitos passivos, quando o valor da fatura não for superior a (euro) 1000.
- b) Outras transmissões de bens e prestações de serviços em que o montante da fatura não seja superior a (euro) 100.
e devem ser datadas, numeradas sequencialmente e conter os seguintes elementos:
- a) Nome ou denominação social e número de identificação fiscal do fornecedor dos bens ou prestador dos serviços;
- b) Quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados;
- c) O preço líquido de imposto, as taxas aplicáveis e o montante de imposto devido, ou o preço com a inclusão do imposto e a taxa ou taxas aplicáveis;
- d) Número de identificação fiscal do adquirente ou destinatário, quando for sujeito passivo.
- e) O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for caso disso.
Devem ainda conter o número de identificação fiscal do adquirente ou destinatário que não seja sujeito passivo quando este o solicite.
O artigo 19º do CIVA, condiciona a dedução do IVA contida em faturas emitidas de forma legal. Daqui se depreende, que a possibilidade de dedução de IVA, é diferente nas faturas, faturas-recibo e faturas simplificadas. Nas faturas simplificadas não existe a exigência de colocação do nome do adquirente, assim sendo, pode haver dedução de IVA numa fatura simplificada só com a identificação fiscal do adquirente. Esta situação já não acontece nas faturas e nas faturas-recibo, já que a inclusão do nome do adquirente é uma obrigação e umas das condições necessária à dedução do IVA.
Outro ponto a ter em atenção é o número de vias das faturas. O artigo 40º nada refere sobre este assunto. Não obriga, nem proíbe a emissão das faturas em duplicado. Por este motivo é que este tipo de faturas não serve de documento de transporte.
Caso diferente é o contido no artigo 36º, que refere explicitamente que as faturas devem ser emitidas em duplicado, destinando-se o original ao cliente e o duplicado ou cópia ao fornecedor. Dito isto, podemos concluir que a dedução do IVA só pode ser efetuada através do original.
No caso de extravio do original, o cliente deverá solicitar a emissão da 2ª Via do original, para com base nesse documento poder deduzir o IVA, conforme o Ofício Circulado nº 30074/2005.
