Novas regras no processamento de facturas

Foi publicado o decreto lei nº 28/2019 de 15 de Fevereiro, que regulamenta as obrigações relativas ao processamento de facturas e outros documentos fiscalmente relevantes, e das obrigações de conservação de livros, registos e respectivos documentos de suporte, que recaem sobre os sujeitos passivos de imposto sobre o valor acrescentado (IVA).

Meios de processamento

Os sujeitos passivos podem emitir facturas de uma das seguintes formas:

1. programa informáticos de facturação;
2. outros meios, nomeadamente máquinas registadoras, terminais electrónicos ou balanças electrónicas;
3. documentos pré impressos em tipografia autorizada.

Obrigação de utilização de meio específico

Os sujeitos passivos estão obrigados a utilizar, exclusivamente, programas informáticos certificados, sempre que:

1. tenham tido, no ano civil anterior, um volume de negócios superior a 50.000€ ou, quando no exercício em que se inicia a actividade, o período em referência seja inferior a um ano civil, e o volume de negócios anualizado relativo a esse período seja superior àquele montante;
2. utilizem programas informáticos de facturação;
3. sejam obrigados a dispor de contabilidade organizada ou por ela optem.

Em caso de inoperacionalidade do programa de facturação, os sujeitos passivos devem emitir facturas ou documentos fiscalmente relevantes pré impressos em tipografias autorizadas, os quais devem posteriormente ser recuperados para o programa.

Os outros meios electrónicos, nomeadamente máquinas registadoras, terminais electrónicos ou balanças electrónicas só podem ser utilizados para a emissão de facturas simplificadas.

Requisitos de processamento

Para além dos actuais requisitos  impostos pelo CIVA, as facturas e os demais documentes fiscalmente relevantes devem conter um código de barras bidimensional (código QR) e um código único de documento, nos termos a definir por portaria do membro do Governo responsável pela área das finanças.

Impressão de facturas

Os sujeitos passivos estão dispensados da impressão das facturas em papel ou da sua transmissão por via electrónica para o adquirente ou destinatário não sujeito passivo, excepto se este o solicitar, quando se verifiquem cumulativamente as seguintes condições:

1. as facturas contenham o número de identificação fiscal do adquirente;
2. as facturas sejam processadas através de programa informático certificado;
3. os sujeitos passivos optem pela transmissão electrónica dos elementos das facturas.

Conservação de livros, registos e documentos de suporte

Os sujeitos passivos estão obrigados a arquivar e conservar em boa ordem todos os livros, registos e respectivos documentos de suporte por um prazo de 10 anos.

Quando a contabilidade ou a facturação for estabelecida por meios informáticos, deve ser assegurado quanto aos respectivos registos o seu armazenamento seguro durante o período legalmente estabelecido. Devem ainda, possuir cópias de segurança. Os originais e as cópias de segurança devem ser armazenados em locais distintos e em condições de conservação e segurança necessárias a garantir o impossibilidade de perda dos arquivos.

Identificação relativa aos estabelecimentos

Os sujeitos passivos devem comunicar à AT por via electrónica no portal das finanças:

• a identificação e localização dos estabelecimentos da empresa;
• a identificação dos equipamentos utilizados para o processamento de facturas;
• o número de certificação do programa de facturação;
• a identificação dos distribuidores e dos instaladores que comercializam os programas de facturação.

Sempre que se verificarem alterações de qualquer dos elementos constante da comunicação, os sujeitos passivos devem entregar nova comunicação.

Comunicação das séries documentais em utilização

Os sujeitos passivos devem comunicar por via electrónica à AT, antes da sua utilização, a identificação das séries de facturas e demais documentos fiscalmente relevantes por cada estabelecimento e meio de processamento utilizado.

O decreto lei nº 28/2019 de 15 de Fevereiro, entrou em vigor em 16 de Fevereiro de 2019 e produz efeitos a partir de 1 de Janeiro de 2020.

Para consultar o decreto lei nº 28/2019 de 15 de Fevereiro, clique aqui.